Seit fast einem Jahr haben sich Arbeit, Treffen und Präsentationen vielfach in den virtuellen Raum verlagert. Wie sich diese digitalen Zusammenkünfte gestalteten, war nicht immer geglückt und führte mitunter zu peinlich unprofessionellen Situationen. Einen virtuellen Event richtig, also erlebnisreich und in der Erinnerung der Teilnehmer*innen nachhaltig zu gestalten, sollte in den richtigen kreativen Händen liegen. Designer*innen haben hier die besondere Fähigkeit, schnell, offen und überraschend auf neue Umstände zu reagieren. Dies gilt auch für das neue Normal im virtuellen Raum. Nun haben Ioni Gliati und Sydney Morrison von frog New York ihre Erkenntnisse aus der Arbeit der letzten Monate zusammengefasst. In ihrem Artikel „Virtual Events Are the New Normal“ geben sie fünf Tipps, die man bei der Organisation der nächsten virtuellen Veranstaltung unbedingt berücksichtigen sollte.
Grundsätzlich gehe es darum, digitale Tools so zu verwenden, dass daraus wirklich sinnvolle Interaktionen und Beziehungen zwischen den Teilnehmer*innen entstehen können. Mittlerweile hätten sich die Menschen an Online-Events nicht nur gewöhnt, sondern es habe sich schon eine sogenannte „Bildschirm-Müdigkeit“ breitgemacht. Diese gelte es zu umgehen. KI-Chatbots, AR-Totems oder virtuelle Konferenzbühnen hätten dafür großes Potenzial. 1. müsse die geeignete virtuelle Plattform gefunden werden, die genau zur Art der Veranstaltung, des Geschäftsfeldes und der angepeilten Altersgruppe passe. Grundsätzlich seien Events, die zur reinen Informationsübermittlung dienen, von jenen mit gewünschter Teilnehmer*innenbeteiligung zu unterscheiden. Für die Planung der virtuellen Veranstaltung müsse 2. ein eigenes Event-Management-Team aufgebaut werden, denn dafür seien durchaus andere Skills gefragt als bei der Planung eines Live-Events. Vor allem IT- und Technologieexperten müssten hinzugezogen werden. Dies helfe nicht nur im Vorfeld, sondern auch während des Events. 3. müssten – und hier kommen vor allem Designprinzipien und die Fähigkeiten von Designer*innen zum Tragen – die zentralen Werte, Inhalte und Ziele des Events eruiert und festgelegt werden, denn das beeinflusse die Art und Form des Events. Kollaborationssoftware wie Miro kann dabei äußerst hilfreich sein.
Punkt 4 geht auf die Frage ein, wie man Teilnehmer*innen möglichst aktiv einbeziehen kann. Es müsse nicht immer Zoom sein, es gebe sehr viele Tools, mit denen Onlineveranstaltungen partizipativer gestaltet werden können. So sollten sogenannte „Breakout“-Räume oder andere themenspezifische Räume impliziert werden, in die Teilnehmer*innen eintreten können, um sich sozusagen zufällig zu treffen und spontane Nebengespräche führen können. Auch unterhaltsame Features wie spezifische Filter oder kollaborative Onlinespiele würden helfen, Abwechslung in das Ganze zu bringen. Schließlich müsse man 5. bei virtuellen Events immer auf alles gefasst sein. In der Vergangenheit habe sich gezeigt, wie leicht die schlechte Internetverbindung eines einzigen Teilnehmers das Meeting an den Rand des Scheiterns bringen könne. Das heißt, das Event-Team sollte Szenarien und Alternativpläne im Voraus entwickeln. Mit dem richtigen Plan B oder C können auftretende Probleme umschifft werden. Hier ist offenes, kreatives Denken gefragt.
Einen erfolgreichen virtuellen Event abzuhalten, hängt also von zwei Faktoren entscheidend ab: Der kreativen, fundierten Strategie und der professionellen technologischen Unterstützung (dabei darf keinesfalls gespart werden). Auch die Nachfrage bei zukünftigen Teilnehmer*innen bezüglich deren Computer- und Internetausstattung muss erlaubt sein.
Ioni Gliati ist Experience-Designerin und bei frogNY im Bereich Event-Marketing tätig. Seit 10 Jahren produziert sie Live- und virtuelle Events. Sydney Morrison ist Business Development Associate bei frogNY und wendet Design Thinking auf komplexe Herausforderungen von Unternehmen an. Mit den Mitteln von Analyse, Strategie, Marketing und Kommunikation findet sie unkonventionelle neue Wege und Möglichkeiten, die Marken voranbringen.
