Wo und wie wir in Zukunft arbeiten

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Die Pandemie hat dem sozialen und beruflichen Leben der Menschen einen unerwarteten, kräftigen Schlag versetzt. COVID-19 bzw. die Reaktionen der Regierungen darauf haben so manche Gewohnheit abrupt beendet und andere Entwicklungen beschleunigt. Vor allem der Arbeitsalltag von Büromenschen hat sich stark verändert. Homeoffice und Zoom-Konferenzen waren und sind angesagt. Zwischen den Lockdowns stellte sich die Frage, wie sollen die Büros in Zukunft eigentlich aussehen – unter dem großen Warnschild der Ansteckungsgefahr. Nun, wo Licht am Ende des Tunnels zu sehen ist (niemand weiß es natürlich genau), vertreten Office-Experten immer mehr das Konzept des hybriden Arbeitens. Also die Arbeit sowohl zu Hause als auch im Büro.

Rückkehr ins Büro?

Schon im vergangenen Jahr hat der Büromöbelhersteller Steelcase eine Erhebung unter 32.000 Personen zum Homeoffice durchgeführt. Darin wurde gefragt, was man in Zukunft von einem Büroarbeitsplatz erwartet. Die Ergebnisse zeigten, dass durch die Pandemie-Erfahrung die Anforderungen an das Büro gestiegen sind. Das heißt, Menschen wünschen sich eine bessere Arbeitsumgebung und -atmosphäre. Daraus hat Steelcase vier Designprinzipien abgeleitet. Der Arbeitsplatz der Zukunft muss sowohl Raum für Zusammenkünfte als auch für die Erledigung von Einzelaufgaben bieten. Es müssen also offene und geschlossene Bereiche vorhanden sein. Außerdem sollen Raumkonzepte flexibel und anpassungsfähig sein, eine Erkenntnis aus der extremen Unsicherheit und schwierigen Planbarkeit der letzten Monate. Da in Zukunft sowohl im Homeoffice als auch im Büro gearbeitet wird, müssen beide Orte gut vernetzt sein. Die Ausstattung für Videokonferenzen sollte dabei deutlich verbessert werden. Tatsache ist, dass in den allermeisten Webinaren und Zoom-Konferenzen vor allem die Tonqualität nach wie vor ein Horror ist.

Mit Sicherheit

Viele dieser Überlegungen sind nicht neu, neu hingegen ist, dass sie alle unter dem Aspekt der Sicherheit stehen. Von der flexiblen Anpassung der Raumdichte, der räumlichen Anordnung oder Raumteilung über die Verwendung von speziellen Materialien, kontaktfreien Optionen bis hin zu technischen Hilfsmitteln wie Sensoren reicht die Palette. Dabei spielt auch das allgemeine Sicherheitsgefühl der Mitarbeiter*innen eine Rolle, das beispielsweise über flexible und selbst anpassbare Arbeitsumgebungen gefördert werden kann. „Wir durchleben gerade eine für die Designwelt sehr bedeutsame Zeit. Es ist jetzt wichtiger denn je, bessere Arbeitsumgebungen zu gestalten und den Menschen beim Design von Büroumgebungen in den Mittelpunkt zu stellen“, sagt James Ludwig, VP Global Design + Engineering bei Steelcase.

Die Balance zwischen Distanz und Nähe

Auch der Spezialist für Arbeitsumgebungen, Bene hat sich im Lauf des vergangenen Jahres darüber Gedanken gemacht, wie Büros in und nach der Pandemie aussehen müssen. Daraus wurde das Konzept „THE CORE by Bene“ entwickelt. „Die wichtigste neue Spielregel für das Miteinander im Büro heißt Social Distancing. Für uns bei Bene ist das Büro ein sozialer Ort, der von Austausch und Interaktion lebt. Deshalb sagen wir: Physical Distancing to stay social”, betont Michael Fried, Geschäftsführer für Sales, Marketing & Innovation bei Bene. „Bei der Konzeptentwicklung ging es deshalb darum, die richtige Harmonie zwischen Distanz und Nähe zu schaffen.“ Um dies zu testen, kreierten die Expert*innen von Bene Ende letzten Jahres in Frankfurt am Main einen Office-Prototypen, in dem Arbeiten mit und nach COVID-19 geprobt wird. Es gibt offene und geschützte Areale, aber den Vorrang haben Bereiche, die der persönlichen Interaktion dienen, denn das ist es, was vielen im Homeoffice abgeht.

Der Kern der sozialen Interaktion

Um diesen Austausch untereinander so sicher wie möglich zu machen, gibt es im „THE CORE by Bene“ innovative Schutzmechanismen im gesamten Büro. Das beginnt beim Check-in-Terminal mit einem Temperatur-Scan und einer Besuchsdokumentation zur DSGVO-konformen Kontaktverfolgung. Sobald der Bildschirm nach der Registrierung und der kontaktlosen Händedesinfektion grünes Licht gibt, führt ein Leitsystem die Person an einen zuvor ausgewählten und gereinigten Arbeitsplatz. Die Abstände zwischen den Arbeitsplätzen sind entsprechend gestaltet und werden zusätzlich durch mobile Raumteiler gegliedert. „Büros müssen Sicherheit, Orientierung und Vertrauen vermitteln, um auch zukünftig inspirierende Orte der Begegnung und des Gestaltens zu sein. Der Stellenwert des Büros als Dreh- und Angelpunkt für Information, Unternehmenskultur und soziales Miteinander nimmt zu“, glaubt Michael Fried.

Digitale Arbeitsplatzorganisation

Mit dem „SMART OFFICE by Bene“ geht das Unternehmen einen konkreten Schritt in der digitalen Unterstützung der sicheren Arbeitsorganisation weiter. Damit können Mitarbeitende zum Beispiel per App oder mit Computer Arbeits- und Meetingräume reservieren. Diese Entwicklung, die Bene gemeinsam mit dem Software-Spezialisten Thing-it sowie der GMX Global Media Services GmbH umgesetzt hat, bietet eine Reihe weiterer Möglichkeiten, die individuell konfiguriert werden können. Wesentlicher Faktor ist die Erfassung der Arbeitsplatzauslastung und damit eine verbesserte Wirtschaftlichkeit der Büroflächen sowie sicherheitskonforme Einteilung.

Flexibles Büro

Viele Unternehmen haben im Verlauf der Pandemie vor allem eines gelernt, dass nichts mehr sicher planbar ist. Ständig ändern sich Richtlinien und Vorschriften. Die Antwort darauf kann im Hinblick auf Büroeinrichtungen nur lauten – flexibel sein. Das macht Office-Strukturen erforderlich, die den wechselnden Ansprüchen gemäß immer wieder neu konfiguriert werden können. Ein Beispiel dafür ist „Pavilion O“ von Kettal. Damit können zahlreiche Büroräume und Arbeitsplatzsituationen im Handumdrehen geschaffen und wieder verändert werden. Der modulare Aufbau erlaubt es, beliebig Bereiche aufzuteilen und für unterschiedlichste Funktionen sei es Team- oder Einzelarbeit einzurichten. Das System besteht aus einer Aluminiumstruktur, die mit Glas, Holz oder Stoff gefüllt werden kann. Außerdem gibt es Zubehör wie Regale, TV-Einheiten, Whiteboards und Anschlagtafeln. Auch können elektrische Kabel und funktionelle Elemente integriert werden.

Homeoffice – aber richtig

Vor über einem Jahr machten viele einen Sprung ins kalte Wasser. Das unbekannte Element hieß – zu Hause Büroarbeit machen. Je nach Charaktertyp kamen Menschen besser oder schlechter damit zurecht. Während die einen ohne merkliche Probleme ihre Arbeit einfach im Homeoffice fortsetzten, taten sich andere schwer damit, produktiv zu sein und sich an die neue Situation anzupassen. Der Grund dafür: Betreten wir die eigenen vier Wände, beginnen wir sofort die Rolle des Privatmenschen zu spielen. Die Umgebung, die Familie, die Tätigkeiten definieren diese private Welt. Nun aber musste in dieser Umgebung eine völlig andere Rolle gespielt werden. Das führte anfangs zu Umstellungsschwierigkeiten, mit denen die meisten alleingelassen wurden.

Strukturiertes Arbeiten und Leben

Die Psychotherapeutin Esther Perel hat im Rahmen der Vitra Sessions: Home Dynamics einige konkrete Vorschläge gemacht, um mit dieser neuen Situation besser umgehen zu können. Ihrer Meinung nach sollten Grenzen, Routinen und Rituale gebildet werden. So habe ein fixer Arbeitszeitplan eine beruhigende, stabilisierende Wirkung. Zeiten für Arbeit, für tägliche Spaziergänge oder das Familienessen sollten (schriftlich) definiert und eingehalten werden. Für Menschen, die nicht den Luxus eines eigenen Arbeitszimmers haben, sollte die tägliche Schaffung des Arbeitsplatzes wie ein Ritual zelebriert werden. Fast noch wichtiger sei wiederum die Auflösung dieses Arbeitsplatzes. Also etwa die Rückverwandlung des Küchentisches in einen Ort des gemeinsamen Essens.

Ergonomisch Arbeiten auch zu Hause

Seit vielen Jahren wird über die Ergonomie bei der Büroarbeit nachgedacht. Die Volkskrankheit Rückenschmerzen wird durch langes Sitzen verursacht, deshalb haben Büromöbelhersteller zum Beispiel ergonomische Stühle oder höhenverstellbare Tische entwickelt. Ergonomie und Bewegung ist auch und besonders im Homeoffice wichtig. Ein guter Bürostuhl ist unabdingbar und ein Tisch, der sich so verstellen lässt, dass dort auch im Stehen gearbeitet werden kann, wäre wünschenswert. Noch wichtiger ist es, Arbeitspositionen und -orte zu ändern. Für unterschiedliche Aufgaben oder Zeiträume können verschiedene Plätze innerhalb der Wohnung aufgesucht werden. Sitzen, stehen, gehen und sogar liegen sollten sich im Laufe des Arbeitstages abwechseln. Stellen Sie sich einen Wecker und machen Sie jede Stunde eine Yoga- oder Entspannungsübung.

Ein Typ fürs Homeoffice

Als freier Journalist hat der Autor dieser Zeilen jahrelange Erfahrung mit dem Homeoffice. Ob sich Neulinge darin wohl oder unwohl fühlen, hängt ganz vom Charakter der Person ab. Wem die Ruhe bei der Arbeit wichtig ist, wird sich in den eigenen vier Wänden sehr viel besser konzentrieren können als in einem Großraumbüro. Wer ohne den ständigen Austausch mit Kolleg*innen nicht vorankommt, wird Mühe haben, diese Praxis ins Digitale zu übersetzen. Grundsätzlich kam es für die meisten Menschen zu gravierenden Umstellungen durch die Homeoffice-Pflicht während des Lockdowns. Denn neu war nicht nur der ungewohnte Arbeitsplatz, sondern situationsbedingt auch die ständige Anwesenheit der Familie. Vor allem in kleineren Wohnungen führte dies zu Problemen, die aber dadurch abgeschwächt wurden, dass man sich ja sowieso in einem Ausnahmezustand befand. Wenn jedoch der Ausnahmezustand zur Regel wird, nehmen die Herausforderungen wieder zu. Niemand kann in kontinuierlicher Alarmbereitschaft leben. Gesund ist es jedenfalls nicht.

Schnelltests als Routine

Das Risiko mit einem Virus angesteckt zu werden, ist im Homeoffice definitiv geringer als im Büro. Sofern nicht die Familienmitglieder das Virus verbreiten. In vielen der aktuellen Büroraumlösungen sind Trennwände und Schreibtischaufsätze zu sehen. Da sich der Erreger über Aerosole verbreitet, schützen diese aber nur bedingt, denn die Partikel steigen bis zur Decke hoch und breiten sich wie eine Wolke aus. Entscheidend ist also, wie groß die Räume sind (je höher die Decke, desto besser), wie gut sie durchlüftet sind und ob Masken getragen werden. Das beste Tool zur Prävention ist jedoch, sich vor dem Gang ins Office kurzfristig testen zu lassen. Häufige Schnelltests kristallisieren sich immer mehr zur praktikabelsten Waffe heraus, um die Ansteckungsgefahr zu minimieren und das Berufs- und jedes andere Sozialleben wieder möglich zu machen. Der tägliche Corona-Test sollte so normal wie Zähneputzen werden.

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